Código ético

PROPÓSITO

Nuestro Código Ético y de Conducta contiene valores, principios y normas que nos guiarán para adaptarnos a las nuevas y complejas realidades del mercado y a los retos de nuestra organización, así como a los distintos ámbitos en los que desarrollamos nuestra actividad.

El propósito de este Código es comunicar nuestras creencias y normas como organización en la construcción de una cultura corporativa de integridad, basada en valores éticos esenciales para mantener un negocio económicamente viable y sostenible.

También nos guiará para conocer y comprender las políticas y principios que definen cómo queremos hacer negocios, para tomar decisiones coherentes con ellos y para estar informados sobre qué comportamientos exigimos como organización.

ALCANCE

Esto se aplica a todos los directivos y empleados de la organización, independientemente del tipo de contrato que determine su relación laboral; así como a todos nuestros clientes, socios comerciales, contratistas, proveedores y otras empresas colaboradoras, que son una extensión de la organización y, por tanto, deben actuar como se indica en este documento. A todos ellos se les denominará Miembros de la organización.

NUESTROS VALORES

La organización se rige por los siguientes valores:

FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DE LA ORGANIZACIÓN

• Todos los empleados

Todos los empleados de la organización deben actuar con integridad y respetar el marco legal vigente, así como adherirse a las disposiciones de este Código Ético y de Conducta de la organización.

Los empleados de la organización deben promover, tanto dentro de la organización como entre sus grupos de interés y la sociedad en general, una cultura basada en la integridad. Así, deben tratar de influir positivamente a través de los valores y la cultura de la organización.

Si tienen alguna duda, inquietud, queja o reclamación, los empleados pueden ponerse en contacto con su jefe directo o Gerente, con el Coordinador del SIG o a través del Canal de Mejora de la Organización, mediante el cual se tomarán oportunamente las medidas más adecuadas.

Todo lo indicado en este Código constituye una obligación para los empleados de la organización, incluso cuando no se haya indicado expresamente en ese sentido.

• Todos los líderes

Si ocupas un puesto de supervisión o de confianza o tienes personal a cargo en la organización, el nivel de responsabilidad y cumplimiento de este Código es aún mayor que el de los demás empleados.

Los líderes tendrán la especial responsabilidad de guiar a sus subordinados con integridad, dando ejemplo diariamente influyendo positivamente en el equipo de empleados, promoviendo una conducta ética, y cumpliendo las disposiciones legales e internas vigentes, asumiendo con compromiso sus obligaciones para con la organización, sus empleados, la sociedad y los grupos de interés en general.

NORMAS ÉTICAS Y DE CONDUCTA

Diversidad, igualdad de oportunidades y respeto

• • Ofrecer y fomentar un entorno de pluralidad y diversidad cultural que permita a los empleados desempeñarse con igualdad de oportunidades, respeto, dignidad, justicia y cortesía.

• • Promover un espacio de respeto, en el que se rechace abierta y categóricamente cualquier acto de hostigamiento o acoso sexual, dentro y fuera de las oficinas e instalaciones de la organización, así como cualquier acto de hostilidad laboral. Nos aseguramos de mantener actualizados los mecanismos de denuncia, prevención y sanción de este tipo de actos, la confidencialidad del denunciante, así como los mecanismos de protección correspondientes.

• • Cultivar y fomentar el espíritu de equipo, para que las relaciones se basen en la confianza, con la certeza de que el empleado se compromete personal y profesionalmente a hacer lo correcto.

• • Promover un lugar de trabajo que respete los derechos fundamentales de los empleados, tanto individualmente como a través de agrupaciones sindicales. Esto se traduce en el cumplimiento de las leyes y reglamentos laborales vigentes, así como en el respeto de las distintas opiniones de los empleados.

• • Escucha a los empleados mediante una comunicación abierta y honesta.

• • Valora las perspectivas divergentes de los empleados, así como a quienes cuestionan sus puntos de vista.

• • Exige a los empleados que traten respetuosamente a sus compañeros y a los solicitantes de empleo, sin discriminar por motivos de raza, color, sexo, origen, idioma, religión, sexo, orientación sexual, discapacidad, edad, situación económica, etnia, preferencias políticas o de otro tipo.

• • Respeta el espacio de trabajo y a los empleados, velando por mantener en alto la reputación y la buena imagen de la organización.

• • Promover el crecimiento profesional de los empleados, mediante el aprendizaje continuo. Esto incluye promover prácticas que reconozcan y recompensen el rendimiento laboral y los méritos obtenidos.

• • Asimismo, promovemos una retroalimentación oportuna, transparente y constructiva que debe referirse a ejemplos concretos para ayudar a la mejora continua de nuestros trabajadores.

• • Promover un ambiente de trabajo justo, sin favoritismos. Si existe la posibilidad de contratar a familiares de empleados, se debe informar al área responsable y solicitar su aprobación para evitar posibles conflictos de intereses.

• • Fomentar una comunicación abierta y honesta. Valorar las perspectivas de quienes discrepan de nosotros, así como de quienes cuestionan nuestro punto de vista. Practicar la empatía, escuchar, comprender el punto de vista del otro y presentar luego el nuestro.

• • Mantener unas condiciones y prestaciones adecuadas para todos los empleados y establecer una remuneración justa basada en los criterios de la Meritocracia.

Libre asociación y actividad sindical

• • Respetar la libertad de asociación de los trabajadores, reconociendo que todos tienen derecho a pertenecer a un sindicato y a participar en la negociación colectiva.

• • Dicha participación en los Sindicatos debe realizarse bajo los valores de Integridad y Responsabilidad de la organización, considerando que, ante todo, el empleado forma parte de la organización y se debe a sus valores.

• • Si un empleado pertenece a un sindicato, se espera que diga siempre la verdad y no difunda información falsa o distorsionada para favorecer los intereses sindicales.

• • Todos los trabajadores que pertenezcan a un sindicato y promuevan una huelga deben hacerlo siguiendo la Ley de Relaciones Colectivas, que define la huelga de la siguiente manera: «La huelga es la suspensión colectiva del trabajo acordada por la mayoría y realizada voluntaria. y pacíficamente por los trabajadores, con abandono de su puesto de trabajo.

• • El paro intempestivo con permanencia de los empleados en el lugar de trabajo, la obstrucción de la entrada de los empleados al lugar de trabajo, los daños a la propiedad, las amenazas o actos violentos contra el personal de la organización, o la disminución intencionada de la producción en el lugar de trabajo agravio de la organización, no son formas reconocidas o aceptadas de huelga o protesta.

Entorno seguro y saludable

• • Para nosotros, la seguridad es uno de los valores más importantes: si no podemos trabajar con seguridad, las actividades se detienen. En ese sentido, la vida y la integridad de las personas se valoran al máximo, por lo que se promueve una cultura de seguridad basada en la prevención.

• • Del mismo modo, debe garantizarse el entorno y las condiciones de trabajo más saludables para empleados, contratistas y visitantes. Ningún objetivo organizativo, ahorro de costes o tiempo, u otra ventaja competitiva, justifica poner en riesgo la integridad física y la salud de las personas.

• • No se permitirá el consumo, posesión o venta de drogas bajo ninguna circunstancia. Tampoco es aceptable el consumo de alcohol en las instalaciones de la organización, ni entrar bajo los efectos directos o indirectos del alcohol, o de drogas que mermen la capacidad y el rendimiento normal del empleado (excepto las drogas prescritas por un médico siguiendo las directrices de la organización). seguridad y salud).

• • Se proporcionará a los visitantes y se les exigirá que adopten las medidas de salud y seguridad necesarias, además de vigilar el cumplimiento de las normas en las instalaciones.

• • Se fomentará la práctica de estas normas, compartiéndolas con proveedores y clientes.

• • Se actuará con rapidez cuando se comuniquen riesgos o incidentes que permitan tomar las decisiones oportunas y necesarias. Después, se analizarán los hechos ocurridos para aprender de ellos.

Transparencia e integridad en nuestras acciones

• • En la organización, los recursos y activos de la organización se cuidarán y utilizarán de forma responsable, honesta, eficiente y adecuada.

• • Se utilizarán las instalaciones asignadas por la organización (incluidos los medios electrónicos y los sistemas de comunicación).

• • comunicación exclusivamente) para cumplir las funciones encomendadas a los empleados. Éstas se utilizarán de forma responsable y adecuada.

• • En ningún caso se utilizarán los bienes de la organización para fines ilegales, perjudiciales u ofensivos para la organización o terceros.

• • Los servicios de los proveedores o contratistas de la organización no se utilizarán en beneficio personal o de forma ilegítima.

• • Somos conscientes de que nuestros gastos no pueden utilizarse para pagos relacionados con el fraude, la corrupción pública y/o privada, el tráfico de drogas, el blanqueo de dinero o la financiación del terrorismo.

• • Los empleados deben declarar los conflictos de intereses en el desempeño de sus funciones, ya sean potenciales, reales o aparentes. Los compromisos y las relaciones se evaluarán cuidadosamente, para que haya transparencia y lealtad hacia la organización y sus accionistas.

• • En ningún caso aprovecharás las oportunidades de enriquecimiento personal que surjan tanto en el ejercicio de las funciones como en el uso de los recursos de la organización.

• • No se pueden dar o recibir regalos u hospitalidad para influir indebidamente en las decisiones de la persona que los recibe, yendo en contra de la normativa legal o de las políticas de la organización. Si existe algún tipo de conflicto de intereses, se comunicará el hecho al jefe directo, que deberá informar directamente a Recursos Humanos y al área Jurídica. En caso de duda, se consultará a través de los canales previstos por la organización.

• • El vínculo con los medios de comunicación sólo se establecerá a través de los portavoces oficiales designados por la organización. Asimismo, los empleados necesitarán autorización expresa para convertirse en portavoces de la organización y dirigirse a la prensa o a los medios de comunicación, ya sea a través de los canales oficiales y/o de las redes sociales.

Uso responsable de la autoridad concedida.

• • No nos aprovechamos de nuestra posición en la organización para beneficiarnos personalmente o para beneficiar a terceros en cualquier acción, contrato, operación o gestión que implique a la organización.

• • Si participamos en la gestión de la organización y, al mismo tiempo, supervisamos la gestión total o parcial del patrimonio de otra persona o empresa, no beneficiamos a una en detrimento de la otra.

• • Las normas internas -políticas, procedimientos, controles, entre otros- establecidas en la organización serán respetadas y, más aún, cumplidas, contribuyendo a su mejora continua a lo largo del tiempo.

• • Nos comprometemos a proteger la imagen y la reputación corporativas, los activos y la cultura de la organización. Por ello, se toman las precauciones adecuadas para prevenir los riesgos y sancionar los actos irregulares.

• • La profesionalidad y la objetividad guían las actividades laborales de los empleados de la organización, lo que permitirá identificar y denunciar a tiempo aquellas actividades de empleados o terceros que puedan dañar la imagen de la organización.

• • En situaciones que pongan en riesgo a la organización, se consultará a los niveles adecuados antes de actuar, para evitar exceder la autoridad delegada.

• • Actúa con prudencia y responsabilidad en la selección de empleados, proveedores, clientes y socios estratégicos, evaluando el nivel de riesgo económico y reputacional, así como la alineación con la cultura de la organización, aplicando procedimientos de diligencia debida.

• • Se exigirá a los terceros que actúen en nombre de la organización en los ámbitos público y privado que comprendan y cumplan las directrices de la organización y, para ello, se supervisará su actuación.

Protección de la información reservada y de la propiedad intelectual

• • Es prioridad de la organización proteger la información personal y confidencial de sus empleados, clientes o terceros. Del mismo modo, los empleados deben proteger la información confidencial y privilegiada de la organización a la que tengan acceso. Si la relación laboral o empresarial ha finalizado, dicha información se tratará siguiendo la ley y las políticas que puedan estar en vigor.

• • No se utilizará ninguna información privilegiada para fines que no sean los de la organización, el beneficio personal o el de terceros.

• • Asimismo, se protege toda la información y/o material para su reproducción y/o distribución a través de medios impresos o electrónicos, respetando las disposiciones de confidencialidad de los acuerdos.

• • Todos los derechos de propiedad, así como el capital intelectual de la organización, están garantizados.

• • Esos signos y símbolos de la identidad de la organización se utilizarán de forma correcta y coherente, ya que reflejan a quienes la componen y la cultura interna de la organización.

• • Se mantendrá la confidencialidad sobre la información y documentos producidos, originados, proporcionados y obtenidos con motivo de las actividades que el empleado realice, sin poner en riesgo la seguridad o los intereses de la organización.

• • La organización se reserva el derecho exclusivo de divulgar su capital intelectual con terceros.

• • Nos comprometemos a hacer un uso adecuado y responsable de nuestros dispositivos de comunicación y nos aseguramos de que nuestras comunicaciones sean apropiadas y respetuosas.

Representación responsable de la organización y fortalecimiento de su reputación

• • Contribuirá de forma responsable y proactiva a la buena imagen y reputación de la organización. Para ello, es importante no confundir las acciones a título personal con las acciones que realizan los empleados en nombre de la organización.

• • La representación de la organización se ejerce por los poderes otorgados y, exclusivamente, para las necesidades del puesto y función. Su ejercicio se lleva a cabo mediante las políticas, procedimientos y normas de la organización.

• • Si los representantes de la organización son reconocidos en las actividades laborales, deben actuar en consecuencia, es decir, manteniendo siempre una actitud profesional.

• • Actuamos con prudencia y responsabilidad al seleccionar a los trabajadores de la organización, evaluar el nivel de riesgo económico y de reputación y aplicar los procedimientos de diligencia debida.

Relación con los clientes

• • Somos profesionales íntegros; actuamos siempre con ética, generando relaciones transparentes y de confianza, y manteniendo y reforzando los vínculos con nuestros clientes mediante la entrega de productos y servicios de calidad.

• • La confianza y lealtad de nuestros clientes es una prioridad para nosotros. Para nosotros, la transparencia en las negociaciones es la mejor carta de presentación de la organización, que se enmarca dentro de las políticas del área comercial.

Relación con los proveedores

• • Los proveedores de la organización contribuyen a los objetivos fijados y a los logros obtenidos por la organización. Este reconocimiento sólo demuestra que los procesos de negociación, selección e intercambio con ellos han sido veraces, justos y cuidadosos.

• • Todos los proveedores podrán participar en los distintos procesos de selección, en las mismas condiciones y oportunidades. Tanto los méritos como las cualificaciones serán importantes a la hora de evaluar las propuestas para la selección de proveedores. Este proceso se lleva a cabo sin favoritismos ni discriminaciones por motivos de raza, religión, nacionalidad, color, sexo, género, orientación sexual, identidad, edad o discapacidad.

• • Los proveedores, contratistas y todos los que forman parte de los grupos de interés de la organización merecen el mismo respeto y un trato digno. Por ello, cumplimos plenamente las promesas, los compromisos, los acuerdos y los contratos.

Protección del medio ambiente

• • Somos conscientes de la importancia del impacto sobre el medio ambiente para las generaciones presentes y futuras, y para la sostenibilidad de las empresas. Por ello, estamos comprometidos con la conservación de los ecosistemas que nos rodean y con el desarrollo de nuestras actividades desde un enfoque medioambientalmente sostenible.

• • Promovemos el uso eficiente y sustentable de los recursos naturales y productivos, con especial énfasis en la cultura de protección, respeto y cuidado del medio ambiente, reconociendo la biodiversidad y los ecosistemas naturales en las áreas de influencia de la organización.

• • Valoramos la interacción con terceros y proveedores que mantengan buenas normas medioambientales. Se hará un esfuerzo por mantener relaciones comerciales sólo con terceros que hayan implantado buenas normas medioambientales y promuevan el uso correcto de los recursos entre sus empleados y terceros con los que se relacionen como parte de la cadena de suministro.

Cumplimiento de leyes, normas y reglamentos

• • La organización cumple estrictamente las leyes, reglamentos y normas del país en el que opera. En este sentido, la organización espera que todos los empleados, proveedores y clientes actúen siguiendo las leyes y hagan siempre lo correcto, aunque la normativa carezca de orientaciones específicas.

• • Si la normativa legal establece disposiciones diferentes a las del Código y a las políticas de la organización, se espera que se siga la norma de conducta más estricta.

Prevención del soborno

• • Actuamos siempre con integridad y transparencia, siguiendo las normas, directrices y principios del buen gobierno corporativo; y por el compromiso adquirido por la organización con sus accionistas, socios, clientes, proveedores, empleados y la comunidad.

• • No aceptamos ni ofrecemos ningún tipo de soborno ni ningún otro tipo de beneficio indebido, ni directamente ni a través de terceros, cuyo objetivo sea obtener una ventaja indebida.

• • Condenamos los actos de terrorismo en todas sus formas y manifestaciones, independientemente de quién los cometa, dónde y con qué fines.

• • No toleramos actos de corrupción pública y/o privada, tráfico de influencias, lavado de activos, financiamiento del terrorismo u otras conductas ilícitas descritas en el Código Penal Peruano. En este sentido, nos comprometemos a cumplir con las disposiciones de las leyes aplicables a la organización y/o a sus accionistas; así como a tomar las acciones necesarias para proteger la reputación de la organización para evitar que los empleados de la organización y terceros que puedan representarnos incumplan las pautas establecidas en nuestras políticas.

• • Animamos a todos los empleados a que se sientan libres y seguros para consultar a los líderes cuando no estén seguros de si un comportamiento es apropiado o no.

• • Informamos al Canal Ético de cualquier sospecha de incumplimiento o actividad irregular de empleados o terceros con los que se relacione la organización.

• • Apoyamos los esfuerzos locales e internacionales para prevenir las actividades ilegales.

• • Cumplimos con la protección de los derechos humanos en todas las actividades que realizamos, por lo dispuesto en la Declaración Universal de los Derechos Humanos.

Prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo

• • Definimos y adoptamos los mecanismos y normas de conducta que previenen y controlan las actividades relacionadas con el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.

• • Nos regimos por los siguientes principios y deberes éticos en materia de Prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo:

• • Respetar y cumplir las normas: Cumplir la normativa vigente en materia de lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, así como el presente Código de Conducta y las políticas de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

• • Imparcialidad: Evaluar con objetividad y la diligencia requerida la información a tu cargo para detectar operaciones inusuales y sospechosas y, en su caso, emitir los informes correspondientes, demostrando independencia y descartando conflictos de intereses con personas e instituciones.

• • Veracidad: Exprésate con veracidad y actúa con honestidad en el ejercicio de tus actividades y en el desempeño de tus funciones, así como con clientes y terceros.

• • En ningún caso la organización adoptará represalias contra sus empleados, proveedores, clientes, contrapartes u otros terceros que cumplan con las acciones de notificación u otras obligaciones derivadas de la ley.

Derechos humanos y minerales en los conflictos

• • La organización se adhiere a la Declaración Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas y respeta estos derechos dondequiera que opere.

• • La organización rechaza toda forma de tortura, crueldad, trato inhumano y/o trabajo forzado, así como el uso indiscriminado de la fuerza y el trabajo infantil. Asimismo, la organización repudia cualquier forma de discriminación por motivos de raza, religión, color, sexo, orientación sexual o de cualquier otra naturaleza.

• • Es necesario reconocer aquellos impactos negativos sobre los derechos humanos causados por la actividad de la organización, ya sea por contribución indirecta o por estar directamente relacionados, ya que deben mitigarse.

Situaciones no contempladas.

• • Aunque el Código Ético y de Conducta reúne las principales directrices sobre cómo deben desarrollar sus actividades los empleados de la organización, no contempla explícitamente todas las situaciones críticas. Por tanto, si en alguna circunstancia compleja surgen dudas sobre cómo actuar, el empleado debe preguntarse:

• • Si la respuesta a alguna de estas preguntas es «No», probablemente la empleada no deba proceder ni decidir. Si a pesar de ello, la empleada sigue dudando, debe buscar ayuda o consultar a los responsables de su área o al Director General.

Consultas o comunicaciones de inquietudes

• • Para evitar que una preocupación se convierta en un problema grave, es necesario que el empleado plantee sus dudas y preguntas a sus superiores. Asimismo, si consideras que la conducta de algún empleado incumple lo dispuesto en este Código, deberás facilitarle inmediatamente la información, por la que se indica en este apartado. De lo contrario, no se podrá tomar conocimiento para evaluar el caso, ni resolverlo con las medidas adecuadas. En estos casos:

• • Habla con el jefe inmediato o responsable de área, que debe comunicarlo al canal ético.

• • Informa a través del Canal Ético.

• • Si algún tercero tiene alguna duda o preocupación o si considera que la conducta de algún empleado de la organización o tercero de cualquier tipo incumple lo dispuesto en este Código, debe comunicarlo a través del Canal Ético.

CANAL DE ÉTICA

Como herramienta de uso confidencial y privado, este Canal Ético recibirá consultas de los empleados de forma responsable, para resolver sus dudas sobre actuaciones que consideren ajenas y contrarias al Código Ético y de Conducta, o a las políticas y procedimientos internos, aplicando las sanciones disciplinarias correspondientes.

La organización valora positivamente el compromiso individual de sus empleados para cumplir con esta obligación. Por ello, no se perjudicará ni se tomarán represalias contra quienes comuniquen sus preocupaciones de buena fe. Al contrario, se salvaguardará y protegerá la identidad de quienes utilicen este Canal Ético.

Es importante proporcionar toda la información posible al informar de una situación, facilitando así su análisis y revisión.

Un informe completo debería ayudar a responder a estas preguntas:

• ¿Quién participa? (nombres y cargos)

• ¿Qué ocurrió? ¿Qué has hecho?

• ¿Cuándo y dónde ocurrió?

• ¿Cuánto tiempo pasó?

• ¿Sigue ocurriendo esta situación?

• ¿Dónde hay pruebas o apoyos que puedan ser validados por la organización?

• ¿Quién más conoce esta situación?

• ¿Se ha comunicado este hecho previamente? ¿Cómo? ¿Qué ha ocurrido?

Ser testigos y no cómplices: ése es el objetivo de este canal para denunciar conductas o actos irregulares o ilegales en la organización.

Estas son las vías de acceso al canal: canaletico@alexim.com

MEDIDAS APLICABLES EN CASO DE INCUMPLIMIENTO

La empresa podrá aplicar sanciones disciplinarias en caso de incumplimiento del presente Código Ético y de Conducta, de las normas y/o políticas de nuestra organización, de la normativa vigente y de la ley. Estas sanciones pueden llegar a suponer la extinción de la relación laboral o contractual y dar lugar a la promoción de las acciones legales que pudieran corresponder.

Del mismo modo, quien de mala fe haga denuncias o quejas falsas y/o mienta u obstruya la investigación de un caso ético estará sujeto a las sanciones.

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• CÓDIGO ÉTICO Y POLÍTICA DE CONDUCTA